Les principes de base pour l’organisation des archives

7 novembre 2012 par Simon Florentin Adjatan Publications 0

Tout comme l’écriture, la représentation graphique, le parchemin, l’imprimerie et tous les autres progrès réalisés par l’homme dans son évolution, l’archivistique est apparue à un moment de l’histoire humaine, sans doute sous la motivation du besoin. Si le début de la pratique n’est pas connu avec exactitude, l’on sait du moins que des procédés embryonnaires existaient depuis les temps anciens, puis sous le coup de la réflexion, ont été améliorés, donnant naissance à une discipline à part entière. Cette discipline précise l’ensemble des règles à suivre dans le cadre de l’organisation des archives, mais place l’accent sur certains principes dits « fondamentaux », sans lesquels l’archiviste ne saurait réussir sa mission.

I- Définitions :

Principes de base : Un principe, en sciences, est une notion fondamentale qui est à la base d’une science ou d’une technique. Lorsqu’il est de base, cela laisse entendre que d’autres principes reposent sur lui ou en dérivent directement.
Organisation des archives : Les archives peuvent de façon invariable, désigner (i) tout document que l’on crée ou reçoit dans le cadre de ses activités et que l’on conserve pour référence future ; (ii) les services et institutions qui collectent, classent et communiquent ces documents ; (iii) les locaux où sont conservés ces documents. Organiser les archives (documents, sens premier) reviendrait donc à leur faire subir un traitement approprié afin qu’elles puissent accomplir les fonctions auxquelles elles sont destinées.

II- Principes de base d’organisation des archives :

Plusieurs principes régissent la pratique archivistique et sont tous aussi importants que les autres. Cependant, certains d’entre eux jouent un rôle de chantre, et sont donc surclassés afin de constituer un socle sur lequel reposent les autres. Ces principes clefs sont la notion de fonds d’archives, le principe du respect des fonds, la théorie des trois âges, le plan de classification (plan de classement), le cadre de classement, le calendrier de conservation, et le bordereau de versement.

a- La notion de fonds d’archives : Il s’agit d’une notion se référant à l’ensemble des articles issus du fonctionnement d’une entité, et devant être vus comme un tout même si provenant de diverses sous-entités, ayant diverses typologies. Des recoupements peuvent également se faire en procédant à une catégorisation temporelle, organisationnelle, géographique etc. C’est ainsi que l’on peut parler du fonds colonial, du fonds d’un ministère et du fonds des colonies françaises…

b- Le principe du respect des fonds : l’un des principes nés avec la pratique moderne de l’archivistique, sous l’impulsion de Natalys de Waily dès 1841, stipulant que les documents d’archives doivent rester ensemble dans le fonds qui les a vus naitre. Plus tard, en 1870, l’on ajoutera à ce principe, celui de la provenance voulant que les documents d’archives soient gardés ensemble dans le fonds qui les a vus naitre, et dans ce fonds, à leur place d’origine.

c- La théorie des trois âges : Si le père de cette théorie est Schellenberg, c’est avec l’impulsion de Natalys de Wailly (père du principe du respect des fonds) qu’elle a été introduite en France. Son but est de permettre de suivre l’évolution de la valeur du document ; ainsi, les documents sont des archives dès lors qu’ils sont créés. C’est le premier stade auquel on se réfère quotidiennement aux documents dans le cadre administratif. A ce stade, l’on parle des archives courantes ; elles sont conservées dans les bureaux où elles sont produites ou reçues. Lorsque passe le temps et que référence n’est plus faite quotidiennement à ces documents, ils deviennent des archives intermédiaires ou du deuxième âge, et sont transférés dans un dépôt de pré archivage. Plus tard, lorsque ces documents ne sont plus consultés du tout, mais présentent un intérêt scientifique ou historique, ils sont versés dans un dépôt d’archives historiques et sont dits archives du troisième âge.

d- Le plan de classification (plan de classement) : Il s’agit d’un outil utile aux archives lors de leurs deux premiers âges. L’on s’y réfère comme « structure hiérarchique et logique permettant (la classification), le classement et le repérage de pièces d’archives ou d’ensembles documentaires. » Cela permet l’identification et le regroupement d’éléments semblables de par leurs caractéristiques communes de fonction, sujet, nature, structure ou contenu. » Il permet de retrouver rapidement les documents créés et conservés pour une prise de décision rapide et efficace dans le cadre des activités menées.

e- Le calendrier de conservation : Il s’appelle aussi tableau d’archivage, tableau de gestion, et est « un documentaire réglementaire établi par l’administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer ».

f- Le bordereau de versement : Lors d’un versement, c’est le relevé détaillé énumérant les documents et dossiers remis à un service d’archives par un service versant. Il peut provisoirement servir d’instrument de recherche et doit obligatoirement accompagner tout versement d’archives.

De façon générale, la qualité des services d’archives est déterminée par le rigoureux suivi de ces principes de base, fixant un cadre général de suivi des bonnes pratiques. Ces principes, lorsqu’ils existent, trace le chemin de suivi des principes secondaires et, de fait, constituent les fondements des archives.
Sources :
- Wiktionnaire, le dictionnaire libre : http://fr.wiktionary.org/wiki/principe
- Wikipedia, la Gestion des documents d’archives http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_documents_d%27archives

4249 visites depuis le 7 novembre 2012. Pour citer cet article :
Simon Florentin Adjatan, Les principes de base pour l’organisation des archives. [En ligne : http://adjatan.org/publications/article/les-principes-de-base-pour-l] Consulté le 06-12-16