Démarche à suivre pour faire le tri d’un fonds d’archives

7 novembre 2012 par Simon Florentin Adjatan Publications 0

Face à la masse de documents générés du fait du fonctionnement d’une entité, l’archiviste a su, depuis toujours, faire la part des choses, en résistant aux deux extrêmes que sont l’option de tout détruire ou celle de tout conserver. Comme l’on aime à le dire dans le métier, il faut toujours séparer le bon grain de l’ivraie. C’est le contexte du tri qui est un terme générique pour désigner l’opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à la destruction par diverses méthodes. En tant que tel, le tri possède des outils propres, dont la juste utilisation peut garantir le bon traitement d’un fonds d’archives.

Dans le cadre du tri, l’archiviste dispose de plusieurs outils que l’on pourrait regrouper en deux grandes catégories ; la catégorie dite fonctionnelle ou opérationnelle regroupe des outils tels que les calendriers de conservation, les listes de critères et les grilles d’évaluation ; quant à la deuxième catégorie, elle est stratégique et à ce titre, englobe les politiques d’acquisition et les stratégies documentaires.

1- Le calendrier de conservation

Selon Carol Couture et Jean-Yves Rousseau le calendrier de conservation « constitue un outil de travail permettant de regrouper les règles de conservation adoptées par une organisation, de les administrer, de les diffuser, de les appliquer et de les contrôler ». A ce titre, le calendrier de conservation est un outil utile tant dans la gestion des archives courantes, intermédiaires que définitives. Il peut, suivant les cas, prendre le nom de tableau d’archivage, ou tableau de gestion ; il décrit les types de documents produits par une administration, un service, une institution, et fixe pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.

2- Les listes de critères (Checklist) et les grilles d’évaluation

Il s’agit ici de listes, qui utilisées à bon escient, peuvent beaucoup apporter comme le disent si bien Carol Couture et Jean-Yves Rousseau (Les fonctions de l’archivistique contemporaine). Comme le nom l’indique, il s’agit d’une liste de critères définissant le sort à réserver à un document. L’on s’y réfère afin de conserver ou de détruire chaque document. Elles s’apparentent dans la pratique aux grilles d’évaluation qui, elles prennent la forme d’une grille tout en suivant les mêmes principes. Notons toutefois que ces ensembles ne sont pas absolus et restent toujours des guides pour l’archiviste.

3- Les politiques d’acquisition

Ce sont des moyens précieux d’orienter et de planifier les actions afin d’effectuer des choix pertinents dans la constitution de la mémoire d’une entité. Leur utilisation s’est affermie depuis les années 1980, par la volonté des archivistes d’harmoniser les critères de tri d’un organisme avec une politique institutionnelle d’acquisition d’archives en conformité avec la mission, les valeurs, les mandats, la culture organisationnelle et les fonctions de cet organisme.

4- La stratégie documentaire

Helen Samuels la définit comme un plan conçu pour assurer la documentation d’un problème courant, une activité, ou une zone géographique [...]. Elle confère à l’archiviste, un rôle beaucoup plus actif que par le passé. Elle le pousse à identifier des sujets (individus, activités, époques, zones géographiques, etc) pour lesquels il possède peu ou pas de documentation et à s’activer afin de l’acquérir ; autrement dit il s’efforcera de combler les trous de la mémoire collective.

Tous ces outils peuvent s’utiliser de façon cumulative ou complémentaire, mais ne résoudront pas systématiquement les questions d’ordre organisationnel dans la conduite du tri. Cela veut dire que pour rendre les outils efficaces, il faut des démarches bien définies à observer par l’archiviste dans le cadre du traitement d’un fonds d’archives. Au premier abord, il importe de préparer le tri. Il est utile de réunir un maximum de renseignements sur le producteur et sur le contexte de production des documents. Cela aide dans les choix à effectuer plus tard. Il faut également prendre connaissance avec le fonds, en procédant par échantillonnage. L’on peut également appliquer le dégrossissement comme traitement sommaire en éliminant les documents non qualifiés, les doublons à grand nombre d’exemplaires etc.

Lorsque ces préalables sont respectés, l’archiviste peut ensuite décider, de commun accord avec l’administration productrice, d’un ou plusieurs outils de tri à suivre dans le cadre de l’activité de tri. Il peut toutefois être confronté à un dilemme de choix, ou au doute. La règle dans ce cas, dit que si l’on doute entre conserver et détruire un document, il faut le conserver. En restant professionnel et en appliquant ces règles, l’archiviste devrait réussir sa mission dans le cadre du tri d’un fonds d’archives.

Sources :
1- CLAIRE SIBILLE – DE GRIMOÜARD, Tri archivistique, http://www.piaf-archives.org/espace-formation/file.php/8/06section3_web_web/co/06section3_web_1.html (consulté le 25/2/2012)
2- Hélène Bernier, le tri archivistique, http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol27_1/27-1-bernier.pdf (consulté le 25/2/2012)

1758 visites depuis le 7 novembre 2012. Pour citer cet article :
Simon Florentin Adjatan, Démarche à suivre pour faire le tri d’un fonds d’archives. [En ligne : http://adjatan.org/publications/article/demarche-a-suivre-pour-faire-le] Consulté le 03-12-16