Archivage : V, D, T comme verser, détruire trier

21 janvier 2013 par Simon Florentin Adjatan Blog 0

Ce qui est éliminable par les textes peut toujours être conservé, l’inverse n’est pas vrai. Ce qui doit être conservé ne peut jamais être éliminé

Dans les instructions à usage des archivistes, le mode d’emploi de chaque document arrivé en « fin de vie » administrative est résumé par trois lettres : V pour« verser », D pour« détruire » et T pour« trier ».

La mention « verser » signifie que l’ensemble de la série dont l’intérêt historique le justifie doit être confié aux Archives départementales territorialement compétentes, ou aux Archives Nationales, sans aucune dérogation possible. Au moment du versement, un bordereau dresse la liste des documents concernés afin d’en faciliter l’identification et le contrôle.

La mention « détruire » permet l’élimination intégrale et définitive des documents. Cette destruction doit être confidentielle. Non pas qu’elle soit secrète, au contraire, elle est publique, mais la méthode utilisée doit assurer la confidentialité des données jusqu’à leur disparition. L’élimination doit être opérée par dénaturation [incinération,
broyage, déchiquetage) à l’exclusion du compactage et du recyclage. Il est possible de recourir à un prestataire de services : la destruction doit alors être certifiée. Là encore, un bordereau dresse la liste des documents concernés.

Enfin, « trier » implique que les documents font l’objet d’une sélection afin de distinguer ceux qui, en vertu de leur intérêt historique, seront versés au service public d’Archives départementales ou Nationales, de ceux qui, après visa
d’un bordereau d’élimination, pourront être éliminés. C’est le principe de l’échantillonnage. Dans des dossiers où l’intérêt de garder est mince [pour cause de doublon par exemple], l’échantillonnage permet de garder une trace de
l’évolution du contenu d’un choix de dossiers et non pas de tous les dossiers. li s’agit alors d’une vision statistique, parfois mal comprise ...

Par exemple , dans les dossiers du personnel des administrations et des entreprises publiques ou assimilées, la règle est de ne conserver qu’un échantillon représentatif. Tous les dossiers dont les noms des personnes commencent par les lettres B et T sont versés aux Archives départementales ... et tous les autres sont détruits. Seuls
les dossiers des personnels de direction échappent à cette « extermination ». Pour les dossiers de demandes de carte d’identité, la règle est de les détruire au bout de 12 ans, mais de nombreux services d’archives préfèrent en garder trace.
L’archiviste dispose toujours d’une marge de manoeuvre et d’appréciation. Aude Roelly, chef du bureau de la gestion, de la sélection et de la collecte au SIAF dira «  ce qui est éliminable par les textes peut toujours être conservé, l’inverse n’est pas vrai. Ce qui doit être conservé ne peut jamais être éliminé ».

1542 visites depuis le 21 janvier 2013. Pour citer cet article :
Simon Florentin Adjatan, Archivage : V, D, T comme verser, détruire trier. [En ligne : http://adjatan.org/blog/article/archivage-v-d-t-comme-verser-detruire-trier] Consulté le 03-12-16